Privacy-beleid Scouting Lord Baden-Powell

Scouting Lord Baden-Powell verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Scouts Online (SOL)

In het privacystatement van Scouting Nederland worden de belangrijkste antwoorden gegeven omtrent de verwerking van persoonsgegevens in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. De gegevens van dit formulier worden geregistreerd in Scouts Online. Het papieren formulier wordt daarna bewaard in het archief van Scouting Lord Baden-Powell, welk zich bevindt in een afgesloten archiefkast in een afgesloten ruimte. Deze archiefkast is alleen toegankelijk voor het groepsbestuur van Scouting Lord Baden-Powell. Na beëindiging van het lidmaatschap wordt het papieren inschrijfformulier nog maximaal twee jaar bewaard en dan vernietigd. Deze twee jaar geven het bestuur de mogelijkheid, om wanneer nodig voor bepaalde zaken, contact te kunnen opnemen met het betreffende oud-lid.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Lord Baden-Powell hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals bijv. een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid . Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet gedigitaliseerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt binnen vier weken afloop van de activiteit op verzoek aan de ouders/verzorgers teruggegeven anders wordt het vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Lord Baden-Powell mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet verwerken, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor bovengroeps en groepsactiviteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een registratieformulier of op papier of online in Scouts Online. De gegevens op een papieren registratieformulier worden bewaard tot na de activiteit en daarna vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden of ouders/verzorgers (bij minderjarige leden) een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtiging wordt conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in  het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Alleen de penningmeester van Scouting Lord Baden-Powell heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Een speltak kan de beschikking hebben over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de (bege)leiding van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard.  De contactlijsten  worden na afloop van het seizoen vernietigd.

 

Beeldmateriaal

Scouting Lord Baden-Powell maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van promotie van Scouting Lord Baden-Powell en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Gebruik digitale communicatiegroepen

Een speltak kan gebruik maken van een digitale communicatiegroep, zoals bijv. Whatsapp, om informatie te delen met ouders/verzorgers. Voordat ouders/verzorgers worden toegevoegd aan een dergelijke groep, wordt expliciet hun toestemming daarvoor gevraagd. Ook worden ouders/verzorgers gewezen op het feit dat andere gebruikers van deze groep elkaars contactgegevens kun zien. Op verzoek kunnen ouders/verzorgers ten alle tijden verwijderd worden uit de betreffende communicatiegroep.

Wanneer het lidmaatschap van een lid wordt beëindigd, worden betreffende ouders/verzorgers direct verwijderd uit de betreffende communicatiegroep en uit de telefoon van leiding.

 

Communicatie over het privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting Lord Baden-Powell is terug te vinden via www.scoutinglbp.nl en op te vragen via de secretaris op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

Datalekken

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens, beter bekend als een datalek, is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. Het is voor de kwalificatie als ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ niet relevant dat er boos opzet in het spel is

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld bij het groepsbestuur.  Zij maakt hiervan melding bij Scouting Nederland conform de ‘procedure datalekken verwerkers’. (https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/4213-procedure-datalekken-dataverwerkers/file )

 Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Lord Baden-Powell binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.